¿Son necesarias tantas reuniones en mi empresa?

Seguramente a lo largo de tu vida profesional habrás tenido multitud de reuniones, unas muy eficaces y otras absolutamente inútiles. Echa un cálculo y verás… A mí, haciendo un cálculo rápido me salen más de diez mil reuniones… ¿Qué son muchas? Tal vez me quede corto. Las he tenido de todo tipo, con diferentes personas, con objetivos distintos, en diferentes empresas… Creo que tanto tú, ahora que me estás leyendo, como yo podemos “presumir” de experiencia larga y con multitud de aprendizajes. 

Antes de seguir adelante, quisiera hacer un inciso. Como apuntaba Peter Druker, las reuniones o son efectivas o son un perfecto desastre. Reuniones rutinarias, pesadas, conflictivas, creativas, divertidas, aburridas… Creo que uno adquiere la madurez cuando es capaz de decir NO. Hoy NO voy a asistir a la reunión que me han convocado, sencillamente porque creo que es una pérdida de tiempo. El tiempo es oro y no se puede perder en sesiones de autocomplacencia. ¡Ten valor!

Con la experiencia de muchos, muchísimos años de trabajo profesional me atrevo a sugerirte algunas ideas, que seguramente tú también habrás experimentado en propia carne.

En la reunión no hay enemigos, hay personas con diferentes puntos de vista. Respétalos. Es un poco de sentido común, pero a veces en lugar de ver compañeros, vemos peldaños. En determinadas situaciones acudimos a la reunión pensando en cómo voy a contratacar en el caso de que alguien me lleve la contraria y no en como podré llegar a un punto de acuerdo. 

Muestra interés por las propuestas de los demás.​ Los demás también son capaces y tienen ideas buenas de las que, si no voy con prejuicios, puedo aprender mucho. La mayor ventaja de una reunión de trabajo es lo mucho que me puede abrir los ojos para ver nuevas oportunidades, compartir conocimiento, mejorar mi capacidad de relación y sobre todo tener la oportunidad de trabajar la humildad.

Empatiza con tus contertulios. Se amable.​ Un rostro amable, una sonrisa, un elogio ayudan a conectar con los otros. Piensa que tu cara, tus manos, tus ojos dicen mucho de ti y dicen mucho para los demás. Hazte amigo de tus compañeros, tomate un café con ellos. Felicita los cumpleaños. Estate al quite, pero sobre todo conecta con ellos.

Muestra una actitud positiva. No te quejes.​ A las reuniones hay que ir con todas las quejas resueltas. No es oportuno ir solo a plantear problemas. La queja siempre es una evasión de responsabilidades. No seas una barrera a la buena marcha del equipo. Ser positivo es cuestión de mentalidad, convencimiento y practicidad. Intenta por todos los medios no ser una persona tóxica.

Acepta tus errores.​ Pide disculpas.​ Dice el refranero que “equivocarse es de sabios”, pero equivocarse tres veces en el mismo asunto es de incompetentes. Cuando se mete la pata lo mejor es pedir disculpas y sacar el aprendizaje oportuno. A las reuniones hay que ir preparado. Una intervención no se improvisa, hay que llevar cifras, datos, tendencias, evidencias y todo lo que sea necesario para defender tu postura.

No siempre se tiene la razón. Disentir es parte del juego. No te creas el más listo de la clase. Admite que los demás también pueden tener razón. Cuando sobre un mismo tema hay diferentes visiones, lo mejor es escuchar, reconocer y aprender. Eso no significa que aparques tu propuesta, sino que esta puede ser complementada por la aportación de los demás. Esa es la grandeza del equipo. 

Muestra tu desacuerdo con elegancia. Cuando de forma objetiva pienses que tu propuesta es la más recomendable, no impongas tu criterio por la fuerza. Razona, explica, concreta… Y si con todo, crees que la propuesta que esta encima de la mesa no es la más acertada, manifiéstalo con buenos modales. La cortesía no está reñida con la firmeza. 

Da credibilidad al experto. No se puede saber de todo. Cuando en la reunión haya un experto en un tema concreto, hay que dejarle que explique y razone sus propuestas. Al rededor de la mesa deben sentarse diferentes personas con diferentes perfiles, experiencias y conocimientos. Cada uno debe aportar su “sabiduría”. La suma de “sabidurías” es la que garantiza una reunión eficaz. 

No te minusvalores. Confía en ti. Aumenta tu autoestima. Eres uno más de los asistentes, tu capacidad es como la de los demás. Estás en la mesa por algo. Los otros esperan de ti tanto como tú de ellos. Pensar que tus aportaciones son intranscendentes es cerrarte las puertas a tu implicación en el grupo. La autoestima es lo más importante que debes defender. A veces, sin razones justificadas, no nos gustamos a nosotros mismos y eso es una barrera a la participación. 

No te quedes con dudas.​ Pregunta.​ No te vayas a casa con interrogantes. Clarifica, pregunta… para tener la seguridad de que has comprendido las conclusiones de la reunión y del plan de trabajo que cada uno debe seguir para alcanzar los objetivos propuestos. Tu aportación será clave para la siguiente cita.

Seguramente tu podrás aportar mas sugerencias. Anímate y escríbelas en algún comentario a este post. Los lectores, y yo mismo, te lo agradecerán.