¿Son necesarias tantas reuniones en mi empresa?

Seguramente a lo largo de tu vida profesional habrás tenido multitud de reuniones, unas muy eficaces y otras absolutamente inútiles. Echa un cálculo y verás… A mí, haciendo un cálculo rápido me salen más de diez mil reuniones… ¿Qué son muchas? Tal vez me quede corto. Las he tenido de todo tipo, con diferentes personas, con objetivos distintos, en diferentes empresas… Creo que tanto tú, ahora que me estás leyendo, como yo podemos “presumir” de experiencia larga y con multitud de aprendizajes. 

Antes de seguir adelante, quisiera hacer un inciso. Como apuntaba Peter Druker, las reuniones o son efectivas o son un perfecto desastre. Reuniones rutinarias, pesadas, conflictivas, creativas, divertidas, aburridas… Creo que uno adquiere la madurez cuando es capaz de decir NO. Hoy NO voy a asistir a la reunión que me han convocado, sencillamente porque creo que es una pérdida de tiempo. El tiempo es oro y no se puede perder en sesiones de autocomplacencia. ¡Ten valor!

Con la experiencia de muchos, muchísimos años de trabajo profesional me atrevo a sugerirte algunas ideas, que seguramente tú también habrás experimentado en propia carne.

En la reunión no hay enemigos, hay personas con diferentes puntos de vista. Respétalos. Es un poco de sentido común, pero a veces en lugar de ver compañeros, vemos peldaños. En determinadas situaciones acudimos a la reunión pensando en cómo voy a contratacar en el caso de que alguien me lleve la contraria y no en como podré llegar a un punto de acuerdo. 

Muestra interés por las propuestas de los demás.​ Los demás también son capaces y tienen ideas buenas de las que, si no voy con prejuicios, puedo aprender mucho. La mayor ventaja de una reunión de trabajo es lo mucho que me puede abrir los ojos para ver nuevas oportunidades, compartir conocimiento, mejorar mi capacidad de relación y sobre todo tener la oportunidad de trabajar la humildad.

Empatiza con tus contertulios. Se amable.​ Un rostro amable, una sonrisa, un elogio ayudan a conectar con los otros. Piensa que tu cara, tus manos, tus ojos dicen mucho de ti y dicen mucho para los demás. Hazte amigo de tus compañeros, tomate un café con ellos. Felicita los cumpleaños. Estate al quite, pero sobre todo conecta con ellos.

Muestra una actitud positiva. No te quejes.​ A las reuniones hay que ir con todas las quejas resueltas. No es oportuno ir solo a plantear problemas. La queja siempre es una evasión de responsabilidades. No seas una barrera a la buena marcha del equipo. Ser positivo es cuestión de mentalidad, convencimiento y practicidad. Intenta por todos los medios no ser una persona tóxica.

Acepta tus errores.​ Pide disculpas.​ Dice el refranero que “equivocarse es de sabios”, pero equivocarse tres veces en el mismo asunto es de incompetentes. Cuando se mete la pata lo mejor es pedir disculpas y sacar el aprendizaje oportuno. A las reuniones hay que ir preparado. Una intervención no se improvisa, hay que llevar cifras, datos, tendencias, evidencias y todo lo que sea necesario para defender tu postura.

No siempre se tiene la razón. Disentir es parte del juego. No te creas el más listo de la clase. Admite que los demás también pueden tener razón. Cuando sobre un mismo tema hay diferentes visiones, lo mejor es escuchar, reconocer y aprender. Eso no significa que aparques tu propuesta, sino que esta puede ser complementada por la aportación de los demás. Esa es la grandeza del equipo. 

Muestra tu desacuerdo con elegancia. Cuando de forma objetiva pienses que tu propuesta es la más recomendable, no impongas tu criterio por la fuerza. Razona, explica, concreta… Y si con todo, crees que la propuesta que esta encima de la mesa no es la más acertada, manifiéstalo con buenos modales. La cortesía no está reñida con la firmeza. 

Da credibilidad al experto. No se puede saber de todo. Cuando en la reunión haya un experto en un tema concreto, hay que dejarle que explique y razone sus propuestas. Al rededor de la mesa deben sentarse diferentes personas con diferentes perfiles, experiencias y conocimientos. Cada uno debe aportar su “sabiduría”. La suma de “sabidurías” es la que garantiza una reunión eficaz. 

No te minusvalores. Confía en ti. Aumenta tu autoestima. Eres uno más de los asistentes, tu capacidad es como la de los demás. Estás en la mesa por algo. Los otros esperan de ti tanto como tú de ellos. Pensar que tus aportaciones son intranscendentes es cerrarte las puertas a tu implicación en el grupo. La autoestima es lo más importante que debes defender. A veces, sin razones justificadas, no nos gustamos a nosotros mismos y eso es una barrera a la participación. 

No te quedes con dudas.​ Pregunta.​ No te vayas a casa con interrogantes. Clarifica, pregunta… para tener la seguridad de que has comprendido las conclusiones de la reunión y del plan de trabajo que cada uno debe seguir para alcanzar los objetivos propuestos. Tu aportación será clave para la siguiente cita.

Seguramente tu podrás aportar mas sugerencias. Anímate y escríbelas en algún comentario a este post. Los lectores, y yo mismo, te lo agradecerán.

Un equipo no es un grupo, es mucho más…

Haz que tu equipo vuelva a brillar. Llevamos décadas hablando del trabajo en equipo, unas veces con experiencia positivas y otras con experiencias negativas. Hay organizaciones que han sido capaces de formar y trabajar con auténticos equipos. Los resultados lo avalan. Por el contrario, hay otras que confunden equipo con grupo sin llegar a percibir la diferencia. Los resultados también las retratan. En unas hay buen ambiente de trabajo y en otras el clima es manifiestamente mejorable. En unas se alcanzan los objetivos y en otras no. En unas hay beneficios y en otras no.

Personalmente tengo algo de experiencia en el tema. He trabajado en cinco magníficas empresas (El Corte Inglés, Unilever, Johnson, Sanitas y Manpower) y con la excepción de la primera, que por entonces era yo un “pipiolo”, en las otras cuatro he formado parte del Comité de Dirección, por eso voy a hablar de lo vivido como miembro de esos Comités.

Como la mayor parte de la gente, he disfrutado momentos inolvidables y otros para pasar página. En tres de las cuatro empresas he formado parte de un “equipo”, en otra he sido parte de un “grupo”. Como me gusta ver las cosas por el lado positivo, voy a tratar de explicar que cosas fueron decisivas para mí y que aprendí de los que formaban conmigo parte del “equipo”. Veamos…

1º.- Amistad. Es un valor que cotiza a la baja. Hoy la gente tiene muchos amigos digitales y muy pocos analógicos. La mayor parte de las personas se comunican por vía digital y muy pocos lo hacen de manera directa y personal, es decir cara a cara. ¿A que la mayoría de la gente te felicita en tu cumpleaños por WhatsApp y no por teléfono? Es un síntoma.

La amistad no es fácil, pero sin duda se puede conseguir. A poco que pongamos de nuestra parte el camino se suaviza. Una felicitación por algún logro; un interés por la familia; una llamada cuando estás enfermo; un mirarte a los ojos y preguntarte ¿qué te pasa?; un “afterwork”; una comida amigable… En fin, hay infinitas maneras de “provocar” la amistad y cuando se consigue con tus compañeros de trabajo, las cosas se ven de otra manera. Te sientes entendido, arropado, apoyado y ves al equipo como algo que te ayuda a ser tú mismo.

2º.- Humildad. No podemos ir por la vida pensando que somos los mejores, que soy el que da vida al equipo, que sin mi ¿a dónde van a ir? No soy superior a los demás, soy uno más del equipo y, en consecuencia, debo dejar la arrogancia en el perchero de la oficina. Hay que ver a los que me rodean como personas y no como “peldaños”. El éxito es de todos y, aunque yo haya marcado el gol, alguien me ha tenido que dar la asistencia. Dejar de pensar en uno mismo y centrarse en los demás es una muestra de madurez. No seamos el “sabelotodo”

3º.- Compromiso. Si no hay un firme propósito de aceptar, como si fueran mías, las decisiones que se toman como “equipo” estaríamos faltando a la esencia de lo que es trabajar juntos. Habrá diferentes puntos de vista, lo que sin duda engrandece a todos, pero la visión de conjunto es absolutamente necesaria. Cuando uno sale de una reunión con la sensación de que he perdido o he ganado debe preguntarse ¿Por qué tengo esa sensación? Si es honesto, la respuesta le estará dando señales de que algo está fallando. Objetivo común, esfuerzos en común, resultados en común… El éxito es de todos, el fracaso también…

4º.- Pertenencia. Sentirse parte del equipo es vital. Si estás fuera de juego, malo. A veces la autoestima, el victimismo, la soberbia, la timidez… y otras muchas circunstancias pueden hacerte que te sientas distante. Es difícil trabajar con compañeros cuando no te sientes acogido, por eso es muy saludable que te preocupes de incorporar a los que participan menos. Dar “feedback” es el mayor regalo que le puedes hacer a un amigo. Es fácil ver quien necesita ayuda para que se sienta más confortable y pueda aportar como los demás.

5º.- Participación. La aportación a un Comité de Dirección por parte de sus miembros es espectacular. Fíjate: marketing, ventas, finanzas, recursos humanos, producción, ingeniería, logística…todos y cada uno aportando su conocimiento específico. Es la mejor universidad. Si todos se respetan y escuchan las aportaciones de áreas funcionales diferentes ¿no estás en el mejor lugar para aprender? Eso sí, hay que ser muy colaborativo sin dejarte información en el cajón por si los demás van a saber tanto o más que tu. Deja tu conocimiento encima de la mesa y verás como los demás te lo agradecen. Es la mayor prueba de que confías en tu “equipo”.

6º.- Escucha. No quieras ser siempre el que lleva la voz cantante. Escuchar da muchas más posibilidades de avanzar. Espera a que el otro termine su exposición para intervenir tú. No seas como esos tertulianos de radio o televisión que hablan todos al mismo tiempo sin escucharse. Para comprender el porqué de una propuesta es necesario dejar hablar con tranquilidad. Una vez conocidos todos los pormenores es la ocasión de dar nuestro punto de vista. Este es el momento en que el equipo empieza a aportar valor.

7º.- Respeto. Más arriba he hablado de lo fantástico que es aprender de todos los departamentos, pero ¡ojo! Respeta al experto. Si el Director de Marketing presenta su campaña para la nueva temporada, no empieces a poner objeciones. Por un momento piensa el trabajo que durante muchos meses se ha llevado a cabo con la agencia de publicidad para lanzar los nuevos productos, para que tú en un minuto y sin conocimiento se los tumbes. Ese no es el camino. Dar opinión positiva y constructiva, sí.

8º.- Simplicidad. Hacer lo difícil de manera fácil es un arte. Hay que ir al grano y no perderse en generalidades y vaguedades. El tiempo es más que oro, es vida. Menos “PowerPoint” y más ideas creativas y prácticas. Reducir las reuniones al mínimo indispensable es una forma de ser eficaces. Hacer la vida de trabajo más sencilla es apostar por la productividad y el beneficio. La oficina sin papeles es una buena idea, pero aún mejor es ser claros, concisos y convincentes en nuestras propuestas. Lo sencillo aporta más al negocio que esos largos procesos ancestrales y caducos.

En fin, aquí te dejo estas ocho reflexiones que yo aprendí durante muchos años de vida profesional. Te animo a que hagas todo lo posible para que tu equipo vuelva a brillar. Seguramente podrás aportar algunas ideas más y a ello te invito haciendo un comentario en este post. Todos nos beneficiamos.

La coherencia garantiza la lealtad

Hace unos días tuvimos un grupo de amigos (ex colegas profesionales) un pequeño debate/tertulia sobre antiguas experiencias en el mundo laboral y las hemos resumido en forma de preguntas y reflexiones que ahora comparto contigo por si te pueden servir de algo cara a tu trabajo… 

¿Es posible catalogar en el programa de formación de una empresa un curso de Gestión del Tiempo y luego permitir que haya algunos directivos que se permita el lujo de convocar de forma habitual reuniones fuera del horario de trabajo? 

¿Se entiende que haya jefes que empiecen a enviar e-mails y WhatsApp el domingo por la tarde esperando respuesta inmediata? 

¿Es posible que una organización este enfocada permanentemente en lo urgente y no en lo estratégico? 

¿De verdad nos creemos que la verdadera fidelización de los clientes comienza por la propia organización, por las personas que conforman la empresa? 

¿Somos conscientes de que, para cualquier empresa, la innovación no representa tan solo la oportunidad para crecer y sobrevivir, sino también la oportunidad para influir de manera significativa en la dirección del sector? 

¿Caemos en la cuenta de que las iniciativas de cambio sólo pueden arraigar a través de un equipo directivo compacto y de funcionamiento óptimo y de liderazgo comprometido con la organización? 

¿Somos conscientes de que las personas que integran la organización influyen de forma determinante en la percepción que los clientes tienen de la compañía? 

Está comprobado que las organizaciones que tratan de una forma honesta a sus empleados se caracterizan por una mayor lealtad de los consumidores, y viceversa. 

La correcta dirección de personas en una empresa no solo evita la consecución de un producto de inferior calidad, sino que se convierte en el activo intangible capaz de convencer a un consumidor de que compre ese producto y no otro de la competencia. 

Un equipo de alta calidad dentro de la organización puede ser capaz de garantizar un sobreprecio en el producto sin provocar un descenso en las ventas. 

La coherencia entre lo que se dice y se hace es determinante para desarrollar ambientes de trabajo sanos en donde las personas pueden llegar a entender incluso lo que no les gusta.  

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P.D La RAE define la coherencia así: Relación lógica entre dos cosas o entre las partes o elementos de algo de modo que no se produce contradicción ni oposición entre ellas. Cualidad de la persona coherente o que actúa en consecuencia con sus ideas o con lo que expresa.